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Security-Tipp #10

Liebe Leserinnern und Leser,

Sie hatten sicherlich auch mal diesen einen Schreckmoment, bei dem Sie nach bestimmten Daten gesucht haben und befürchtet haben, dass die Daten gelöscht wurden. Damit Datenverlust zukünftig vermieden werden kann, wollen wir Ihnen aufzeigen, welche technischen Möglichkeiten die Cloud dafür bietet.

Tipp #10:
So vermeiden Sie Datenverlust
                               

 Durch die Nutzung einer Cloud ist es Ihnen möglich von überall auf Ihre Daten zu zugreifen, r eine ortsunabhängige Zusammenarbeit im Team ist ohne ein Cloud-System gar nicht erst möglich. Ein falscher Klick kann schnell dafür sorgen, dass wichtige Daten versehentlich gelöscht werden.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern oft auch mit finanziellen Einbußen verbunden. Im schlimmsten Fall kann es sogar zur Insolvenz des Unternehmens führen. 

Zurückzuführen sind Datenverluste auf verschiedene Ursachen, drei davon wollen wir Ihnen heute vorstellen:

1.      Ursache: Mangelhafter Funktionsumfang

Mithilfe der Cloud können Sie aus dem Home-Office, von unterwegs oder zwischen verschiedenen Standorten Daten ansehen, austauschen und bearbeiten. Es greifen nicht selten mehrere Benutzer auf die gleichen Dateien zur gleichen Zeit zu.

Ein Kollege öffnet die Datei lokal und ein anderer öffnet sie im Browser. Nicht immer vertragen sich diese beiden Anwendungsfälle. Es kann schnell passieren, dass die stundenlange Arbeit durch eine nicht-fachgerechte Bedienung verschwunden ist.

Ein automatischer Datei-Lock ist in diesem Fall unbedingt zu empfehlen. Mit dieser Funktion wird eine Datei automatisch gesperrt, wenn ein Benutzer die Datei gerade über den Browser oder lokal geöffnet hat. Wenn ein anderer Benutzer nun zeitgleich darauf zugreifen will, wird ihm angezeigt, dass sich die Datei momentan in Bearbeitung befindet. Nun kann der Benutzer eine Entscheidung treffen.

a)      Der Benutzer kann eine Kopie der Datei anlegen und beide Datei-Versionen später wieder zusammenführen. Je nach Funktionsumfang wird automatisch eine sogenannte Konfliktdatei erzeugt, wenn zwei Dateiversionen abgespeichert werden.
Der Vorteil hierbei ist, dass der Benutzer seine lokalen Programme nutzen kann und seine Datei-Formatierung behält.
Der Nachteil dieser Arbeitsweise ist, dass die verschiedenen Datei-Versionen im Nachhinein in eine Datei wieder zusammengeführt werden müssen.

b)      Der Benutzer kann die Datei zusammen mit dem anderen Kollegen gleichzeitig im Browser mittels Online-Editor bearbeiten und die Änderungen des anderen mitverfolgen.
Dadurch spart man sich Zeit, da an einer Datei-Version gearbeitet wird und die Änderungen im gleichen Dokument stattfinden. Allerdings kann es passieren, dass mögliche Formatierungen, die mit einem anderen Programm festgelegt worden sind, verloren gehen.

Je nach Funktionsumfang kann es dann noch weitere Arbeitsweisen geben, deswegen ist es umso wichtiger sich vorher über vorhandene Funktionen des Anbieters zu informieren. Bei vielen IT-Dienstleistungen wird ein Basis-Produkt und ein Premium-Produkt angeboten. Viele Kunden entscheiden sich dann aus Kostengründen für das Basis-Angebot und nehmen dadurch lieber Funktionseinbußen in Kauf. In diesem Fall ist es umso wichtiger, dem Team eine Art Leitfaden mitzugeben, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie im Team kollaborativ zusammenarbeiten können, um Datenverlust zu verhindern.

Absichtliches oder versehentliches Löschen von Daten

Im Home-Office flitz man mal gerne schnell zur läutenden Haustür oder auf die Toilette – ohne vorher den Bildschirm zu sperren. In diesen 2 Minuten kann schnell ein kleines Missgeschick passieren, beispielsweise wenn das Kind in Ihrer Abwesenheit mit der Tastatur spielt und versehentlich Daten löscht.

Auch ein verärgerter Mitarbeiter kann für das Löschen von Daten verantwortlich sein.

Hier ist es wichtig, dass die Daten leicht wiederhergestellt werden können. Durch eine sogenannte Daten-Versionierung werden Schnappschüsse von verschiedenen Datei-Versionen gespeichert. Es gibt verschiedene Arten von Daten-Versionierungen. Bei der Block-Versionierung wird bei jeder Änderung ein sogenannter „Snapshot“ erstellt. Eine Datei besteht in diesem Fall aus verschiedenen Blöcken.

Das Löschen von Daten ist in diesem Fall eine Änderung, die als Snapshot gespeichert wird. Diese Änderungen kann der Administrator widerrufen, indem er einen älteren Snapshot einstellt und die gelöschten Daten damit wiederherstellt.

Cyberkriminielle Angriffe:

Ransomware ist eine der bekanntesten und teuersten Ursachen für Datenverlust.

Durch eine Phishing-Attacke kann der Angreifer sich schnell Zugriff auf Ihre Daten erlangen und diese verschlüsseln. In einigen Fällen ist die Verschlüsselung des Datenbestandes mit Datenverlust gleichzusetzen, weil die Daten für Sie unbrauchbar sind.

Doch auch hier ist die Daten-Versionierung ein wirkungsvolles Instrument, um die Daten wieder zu entschlüsseln. Sollten Sie jemals von einem Verschlüsselungsangriff betroffen sein, kann der Administrator Ihre Daten einfach mit wenigen Klicks in den ursprünglichen, unverschlüsselten Zustand zurücksetzen und Ihre Daten einfach wiederherstellen.

Sollte diese Funktion nicht im Funktionsumfang enthalten sein, dann ist umso wichtiger, dass Sie konsistente Backups Ihrer Daten anlegen. So können Sie die gelöschten Daten von Ihrem Backup-Server einfach wieder einspielen.

Fehlende Backups sind die häufigste Ursache für Datenverluste, weswegen wir morgen detaillierter auf dieses Thema eingehen werden und Ihnen zeigen, wieso eine komplette Datenauslagerung in die Cloud nicht zu empfehlen ist.

Wir wünschen Ihnen einen entspannten Abend und freuen uns morgen den wohl größten Irrglauben in der Cloud aufräumen zu dürfen.

Sie haben Tipps verpasst? Kein Problem, wir haben alle E-Mails für Sie hier gesammelt.

Mit freundlichen Grüßen
luckycloud | Christmas Team

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