wie strukturiere ich meine Daten? Mit dieser Frage beschäftigen sich die meisten unserer Neukundenkunden zu Beginn, wenn Sie Ihren neuen Cloud Speicher das erste Mal in Betrieb nehmen wollen.
Wir zeigen Ihnen, worauf es beim Datenmanagement ankommt, um einen konsistenten Datenbestand gewährleisten zu können.
Tipp #12:
Gutes Datenmanagement für einen sicheren Umgang mit Daten
Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto mehr Daten fallen an. Dank der heutigen Cloud Angebote stellt die Speicherung und die Archivierung der Daten kein Problem mehr dar. Mit der richtigen Einrichtung der Arbeitsplätze werden Daten automatisiert abgeglichen und auf diversen Geräten synchronisiert.
Doch mit der steigenden Datenflut und der zunehmenden Vernetzung verschiedener Systeme entstehen schnell chaotische Ordnerstrukturen, doppelte Datensätze und inkonsistente Daten.
Daten müssen laufend von verschiedenen Nutzern bearbeitet werden und deswegen für die Nutzer jederzeit auffindbar sein. Mit Blick auf die rechtlichen Vorschriften müssen Daten zweckgebunden und gemäß Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. In puncto Sicherheit kommt hinzu, dass Daten vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen.
Speicherung und Archivierung von Daten
Mit der Datenschutzgrundverordnung wurden bestimmte Grundsätze erlassen, um Daten regelkonform zu verarbeiten. Für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss eine Einwilligung des Betroffenen oder ein anderer rechtlicher Grund gegeben sein. Oft ist die Datenverarbeitung mit bestimmten Löschfristen gekoppelt. Es ist milde gesagt, etwas unübersichtlich, alle Fälligkeitsdaten im Blick zu behalten.
Deswegen empfiehlt es sich, die Fristen direkt bei der Datenspeicherung zu setzen. Hierfür kann eine spezielle Software integriert werden, die die Fälligkeiten für sie automatisiert verwaltet und die Daten fristgerecht löscht.
Neben den automatisierten Löschprozessen können festdefinierte Prozesse und die Einstellung von Wiederherstellungszeiträumen bestimmter Datengruppen behilflich sein, um die Datensparsamkeit gemäß DSGVO zu erfüllen.
Datenintegrität
Für eine Gewährleistung der Datenintegrität müssen Daten korrekt, vollständig und konsistent sein.
Um die Korrektheit von Daten gewährleisten zu können, müssen diese vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Diese Themen haben wir in den vergangenen E-Mails näher erläutert.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss sichergestellt werden, dass die Daten vollständig sind und nicht versehentlich oder absichtlich gelöscht werden, womit wir uns ebenfalls schon beschäftigt haben.
Doch wie stellen Sie sicher, dass die Daten konsistent verarbeitet werden?
Hierfür stellen Anbieter von Datenmanagement-Systemen meistens Clients für Sie bereit, die Ihre Daten in die Cloud synchronisieren und alle Mitarbeiter somit einen aktuellen Datenstand haben. Um potenziellen Synchronisationsproblemen und inkonsistenten Datenbeständen frühzeitig entgegenzuwirken, empfehlen wir, allen Mitarbeitern vor der Nutzung eine Einweisung oder einen Leitfaden zu geben.
Wenn verschiedene Clients – wie auch bei luckycloud – zur Verfügung stehen, sollten die Administratoren oder Team-Leiter auch hier vorher festlegen, welcher Client für welchen Einsatzzweck genutzt werden sollte.
Bei luckycloud könnte die Empfehlung folgendermaßen aussehen:
Der Sync-Client als lokale Synchronisation wird empfohlen für
Kompatibel mit: Windows, macOS, Linux.
Diese Regeln hängen natürlich vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
Wir hoffen, dass Ihnen die Tipps zum Datenmanagement behilflich sind, um Ihre Datenmengen zukünftig sicher und regel-konform verwalten zu können.
Doch für dieses Wochenende wünschen wir Ihnen noch viel Spaß beim Backen von Adventsplätzchen und Glühwein trinken.
