luckycloud Adventskalender

Security-Tipp #4

Liebe Leserinnen und Leser,

sind Sie schon mit den Gedanken im Wochenende? Gerade in den letzten Wochen des Jahres, fehlt oft die Energie und man kann den Weihnachtsurlaub kaum erwarten. Doch wir versprechen Ihnen, für unseren nächsten Tipp benötigen Sie keine Energie – vielleicht nur Ihre Lesebrille. :)

Security-Tipp #4
Sicheres Daten-Management durch Administratoren

Durch den direkten Kontakt mit unseren Kunden im Support kriegen wir immer wieder mit, dass die Rolle des Administrators bei einigen Nutzern unklar ist.

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass die Stelle des Administrators intern im Unternehmen neu besetzt wird. Wir empfehlen deswegen eine neutrale E-Mail Adresse zu nehmen, wie beispielsweise it-service@firma.de oder cloudadmin@firma.de.

Doch das Unternehmen oder Organisation muss sich am besten im Vorfeld über die möglichen Administratoren Gedanken machen.

Je nach Größe des Teams gibt es unterschiedliche Arten von Administratoren mit unterschiedlichen Funktionen.

Account-Administrator:

Der Account-Administrator ist verantwortlich für die Verwaltung des Kundenkontos. Die Aufgabe von diesem Administrator ist die Einrichtung und Verwaltung der Rechnungen und die Tarif-Konfiguration, um dem Team die benötigten Ressourcen bereitzustellen, wie beispielsweise Speicherplatz und weitere Benutzerlizenzen.

Die E-Mail-Adresse zu dem Hauptaccount dient in vielen Fällen als Benutzername zur Autorisierung des Accounts, der nachträglich nicht geändert werden kann. Es kann verglichen werden mit einer fixen ID, die zu einer Identifikation eines bestimmten Objektes dient. Deswegen muss oft ein neuer Account erstellt werden, um diese ID zu wechseln.

Je nach Größe des Teams kann diese Rolle von der Geschäftsführung, Buchhaltung oder Teammanager übernommen werden.

Datenraum-Administrator:

Dieser Administrator übernimmt die Aufgaben des „Daten-Managers“ und „Benutzer-Managers“. Er erstellt alle Benutzer für das Team, die Rollen und ist verantwortlich für die Zugänge, was auch die Wiederherstellung von Benutzer-Passwörtern einschließt.

Oft findet man den technischen Leiter bzw. Systemadministrator in dieser Rolle wieder.

Je nach Anwendungsfall und Größe des Teams erstellt der Datenraum-Administrator Bibliotheken oder ganze Datenräume. Diese verwenden die Nutzer, um Ihre Daten hochzuladen. Das Wichtige hierbei: Der Eigentümer der Daten ist der Datenraum-Administrator, um die Kontrolle über die Daten nicht zu verlieren und doppelte Daten zu vermeiden.

In bestimmten Anwendungsfällen gibt es Daten, die der Datenraum-Administrator nicht sehen darf. Hierfür kann meist ein separater Datenraum mit einem eigenen Administrator in der Rolle eins Team-Managers erstellt werden.

Team-Administrator

Der Team-Manager ist für die Administration innerhalb eines Datenraums, einer Gruppe oder innerhalb eines Ordners (Bibliothek) zuständig. Er erstellt die Freigaben und bestimmt, wer welche Nutzungsrechte zu den Daten hat.

Diese Rolle übernimmt meistens ein Teamleiter oder Projektleiter.

Die Rollenverteilung ist allerdings stark von der Unternehmensgröße und vom Anwendungsfall abhängig.

In kleinen Teams übernimmt meistens eine Person alle drei Administrationsrollen.

Weisungsberechtigte Ansprechpartner bestimmen

Die weisungsberechtigten Ansprechpartner, unter anderem die Namen der Administratoren, werden beispielsweise im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. So weiß der Anbieter, von wem er Weisungen entgegennehmen darf und vom wem nicht.

Die Bestimmung von weisungsberechtigten Personen ist in der IT sehr wichtig, denn sonst besteht die Gefahr, dass beispielsweise ein verärgerter Mitarbeiter die Löschung von Daten oder des gesamten Accounts veranlassen kann.

Wenn Sie bei luckycloud noch keine Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben, dann können Sie das hier nachholen.

Sollten Sie Fragen dazu haben, können Sie unseren Support gerne kontaktieren.

Wir haben schon vier Türchen geöffnet. Schauen Sie, welche Überraschungen im Adventskalender versteckt waren:

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Nun wünschen wir Ihnen erstmal ein schönes Wochenende!


Mit freundlichen Grüßen
luckycloud | Christmas Team

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